Data opracowania: 20 października 2026 r.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach sklepu SystemyID.pl jest MacMar Maciej Wenta, ul. Lawendowa 21, 84-240 Reda, NIP 5882222483, REGON 364597250. Kontakt w sprawach ochrony danych: biuro@systemyid.pl, tel. +48 501 026 951.

Sklep jest skierowany do klientów biznesowych (B2B). Informacje w tej polityce dotyczą również osób fizycznych reprezentujących firmy, pracowników klientów, osób korzystających z formularza kontaktowego i odwiedzających stronę.

2. Jakie dane przetwarzamy i po co?

• Obsługa zakupów i zamówień: dane kontaktowe, dane firmy i osób działających w jej imieniu, informacje o zamówionych produktach, płatnościach, dostawie, fakturach i korespondencji. Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy stroną umowy jest osoba fizyczna), lit. c (obowiązki podatkowe i rachunkowe) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes w obsłudze kontaktów biznesowych i roszczeń).
• Kontakt, zapytania ofertowe i reklamacje: imię, adres e-mail, telefon, treść wiadomości i przekazane dokumenty. Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, a w zakresie obowiązków prawnych także lit. c.
• Funkcjonowanie i bezpieczeństwo strony: dane techniczne, adres IP, logi serwera i niezbędne identyfikatory sesji. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Analityka i reklama: gdy wymagają tego przepisy, wykorzystywanie opcjonalnych cookies i podobnych technologii odbywa się po uzyskaniu odpowiedniej zgody; zebrane dane przetwarzane są zgodnie z informacjami w panelu ustawień cookies. W witrynie mogą być używane usługi Google Analytics i Google Ads.

3. Czat Crisp i Doradca AI SystemyID

Na stronie działa czat internetowy Crisp, w którym można rozmawiać z konsultantem lub z automatycznym Doradcą AI SystemyID. W zależności od ustawień czat może zbierać identyfikator rozmowy, adres e-mail, dane techniczne i treść korespondencji. Prosimy nie przesyłać w czacie haseł, danych płatniczych ani informacji szczególnie wrażliwych.

Jeżeli obsługa przez AI jest włączona, pytanie klienta wraz z niezbędnym kontekstem wcześniejszych wiadomości oraz publicznymi informacjami o produktach może zostać przesłane do API OpenAI w celu przygotowania odpowiedzi. Doradca może sprawdzać również publiczną dokumentację producentów i informacje w internecie. Człowiek może przejąć obsługę rozmowy na życzenie klienta lub w sytuacjach wymagających indywidualnej weryfikacji. AI nie podejmuje w ramach czatu decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na klienta.

Przetwarzanie rozmów w celu obsługi klientów opiera się przede wszystkim na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora w udzielaniu informacji i obsłudze zapytań), a w związku z konkretną umową lub zapytaniem o jej zawarcie odpowiednio również na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Samo użycie automatycznego asystenta nie stanowi obowiązku korzystania z tej formy kontaktu — można napisać na biuro@systemyid.pl.

4. Odbiorcy danych

W zakresie niezbędnym do obsługi sklepu dane mogą być udostępniane dostawcom hostingu i poczty, usług płatniczych (w szczególności Przelewy24, zależnie od wybranej metody), firmom kurierskim, dostawcom oprogramowania sklepu, obsługi księgowej oraz podmiotom wspierającym bezpieczeństwo i utrzymanie strony. Treści rozmów i związane z nimi dane mogą być przetwarzane przez Crisp, a w przypadku aktywnego asystenta AI — przez OpenAI, zgodnie z właściwymi umowami i warunkami tych usług.

W przypadku korzystania z narzędzi analitycznych i reklamowych odbiorcami określonych danych mogą być także dostawcy tych usług, w szczególności Google, zgodnie z wyrażonymi zgodami i ustawieniami cookies.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologii mogą angażować podmioty lub infrastrukturę znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do takiego transferu danych osobowych, powinien on odbywać się na podstawie mechanizmów dopuszczonych przez RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych. Informacji o konkretnych mechanizmach można zażądać, kontaktując się z administratorem.

6. Jak długo przechowujemy dane?

Dane związane ze sprzedażą, fakturami i księgowością przechowywane są przez okres wymagany właściwymi przepisami. Dane dotyczące korespondencji i reklamacji — przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz do upływu właściwych terminów dochodzenia lub obrony roszczeń, chyba że obowiązują dłuższe terminy ustawowe. Dane techniczne i analityczne przechowywane są zgodnie z celami ich zbierania oraz ustawieniami wykorzystywanych usług.

Własny moduł SystemyID Chat AI przechowuje lokalną historię obsłużonych pytań i odpowiedzi co do zasady przez około 14 dni, przy czym usuwanie zależy od uruchamiania harmonogramu czyszczenia. Niezależna historia rozmowy w platformie Crisp i korespondencja przekazana konsultantowi mogą być przechowywane przez odrębny okres wynikający z ustawień usługi oraz uzasadnionej potrzeby obsługi i dokumentowania spraw.

7. Cookies i podobne technologie

Sklep wykorzystuje niezbędne pliki cookies i dane sesyjne, m.in. do działania koszyka oraz preferencji dotyczących zgód. Inne kategorie, w szczególności analityczne i reklamowe, mogą być uruchamiane zależnie od udzielonej zgody. Zmiany zgód można dokonać w panelu ustawień plików cookies udostępnionym w witrynie. Chat Crisp może używać technicznych identyfikatorów niezbędnych do zachowania ciągłości rozmowy.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach przewidzianych przez RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu oraz cofnięcia zgody tam, gdzie przetwarzanie jest oparte na zgodzie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania). Wnioski można kierować na biuro@systemyid.pl.

Osoba, która uważa, że przetwarzanie narusza przepisy, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

9. Dobrowolność podania danych i bezpieczeństwo

Podanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia lub wystawienia faktury jest wymagane do wykonania tych czynności. Podanie danych w zapytaniu lub czacie jest co do zasady dobrowolne, lecz brak możliwości kontaktu może utrudnić obsługę sprawy. Dane zabezpieczane są środkami technicznymi i organizacyjnymi odpowiednimi do charakteru działalności.

10. Aktualizacje polityki

Polityka może być aktualizowana, gdy zmieniają się usługi, procesy przetwarzania albo przepisy. Aktualna wersja jest publikowana na stronie SystemyID.pl.